Zapisywanie uczestników i zarządzanie nimi
W Managerze samodzielnie zapisujesz osoby na terminy, na przykład przy recepcji, po telefonie albo dla stałych klientów. Ta strona pokazuje, jak przebiega zapisywanie i co możesz robić na liście uczestników terminu.
Jak szybko zapisać kogoś na termin?
Najszybsza droga to Zapisz osobę:
- Na ekranie Panel stuknij na górze w Zapisz osobę.
- Oferta: wybierz ofertę, a pod nią termin.
- Osoba: wyszukaj osobę po imieniu i nazwisku albo e-mailu i stuknij w nią. Jeśli jest nowa, dodajesz ją jako gościa (zobacz niżej).
- Płatność: wybierz metodę płatności i sprawdź cenę.
- Stuknij w Zapisz.
Potem Manager pokazuje „Zapisano: ….” Z Wyślij e-mail z potwierdzeniem (domyślnie włączone) osoba dostaje to samo potwierdzenie rezerwacji co przy własnej rezerwacji.
Inne drogi do zapisania:
- W terminie: na dole Dodaj uczestnika. Termin jest wtedy już wybrany i przechodzisz od razu do kroku Osoba.
- Na panelu w karcie z najbliższym terminem: Zapisz osobę.
- W karcie klienta: na dole Dodaj uczestnika. Osoba jest wtedy już wybrana.
Administratorzy mogą zapisywać zawsze. Trenerzy potrzebują uprawnienia do dodawania uczestników.
Krok Oferta przy zapisywaniu
W kroku Oferta szukasz przez Szukaj oferty … albo filtrujesz przez Wszystkie, Stałe terminy, Bloki i Wolne terminy. Każda karta pokazuje najbliższy termin, cenę i liczbę wolnych miejsc. Gdy stukniesz w ofertę, rozwijają się jej terminy:
- Stałe terminy: lista najbliższych terminów z wolnymi miejscami. Pełne terminy są oznaczone „Pełne … · możliwe nadmiarowe zapisy”.
- Bloki: lista bloków. Trwający blok ma oznaczenie „już rozpoczęty”.
- Dowolny wybór terminu: kalendarz z wolnymi godzinami, w razie potrzeby z wyborem czasu trwania i liczby osób. W Inna godzina przydzielasz też czas poza swoją dostępnością. To, co jest już zajęte, pozostaje zablokowane.
Krok Osoba: wybór klienta albo dodanie gościa
W kroku Osoba na górze są Ostatnio zapisani, a pod nimi Wszyscy klienci. Wyszukiwanie znajduje imię i nazwisko, e-mail i numer członkowski. Kto jest już zapisany na ten termin, ma oznaczenie Zapisany i nie da się go wybrać ponownie. Klientów ze statusem Nieaktywny nie ma na liście.
Zapisz jako nowego gościa (dodatek „Rezerwacja gościnna”): dla osoby bez konta wpisujesz Imię, Nazwisko i E-mail, a Telefon (opcjonalnie) jest dobrowolny. Jeśli e-mail należy już do konta, Manager pokazuje „Ten e-mail należy już do … Rezerwacja zostanie przypisana, nie powstanie duplikat.” Bez dodatku w tym miejscu jest wskazówka z drogą do Sklepu z dodatkami.
Krok Płatność przy zapisywaniu
W kroku Płatność wybierasz w Metoda płatności:
- Na miejscu: pobrane na miejscu.
- Przelew/PayPal: płatność przelewem albo przez PayPal.
- Kredyty: pobiera środki z konta osoby. Tylko dla klientów z kontem, nie dla gości, i tylko wtedy, gdy oferta przyjmuje kredyty. Dotyczy to także całego bloku, wtedy pobierane są kredyty bloku. Jeśli to niemożliwe, przy opcji widać powód, na przykład „nie dla tej oferty”. Jako dostępne liczą się tylko kredyty ważne dla tej oferty. Jeśli pakiet obowiązuje tylko w innej kategorii lub u innego trenera, opcja to pokazuje, a bez pasujących kredytów nie można wybrać kredytów.
Cena możesz zmienić. Przy 0 rezerwacja jest bezpłatna, a jeśli cena się różni, obok widać cenę standardową. Płatności online kartą przy zapisywaniu nie ma.
Z dodatkiem „System faktur” przy płatności na miejscu albo przelewem z kwotą powyżej 0 powstaje faktura ze statusem oczekująca. Jeśli brakuje adresu osoby, Manager w Adres do faktury wymaga pól Ulica i numer, Kod pocztowy i Miejscowość, zanim będzie można zapisać.
Czym zapisywanie różni się od rezerwacji klientów
Gdy zapisujesz osobiście, niektóre zasady rezerwacji klientów nie obowiązują:
- Rezerwacja jest od razu potwierdzona, także przy ofertach, które zwykle działają na zapytanie.
- Okno rezerwacji i Blokada rezerwacji nie obowiązują.
- Możesz zapisywać także na prywatne oferty.
- Pełne terminy: Manager pyta „Termin jest pełny … Mimo to możesz zapisać, termin zostanie przepełniony.” Przez Zapisz mimo to zapisujesz ponad limit miejsc. Z osobami towarzyszącymi to nie działa, wtedy musi być wystarczająco dużo wolnych miejsc.
- Już zapisana osoba: jeśli osoba jest już zapisana, Manager pokazuje „Ta osoba jest tutaj już zapisana.”
Blok, osoby towarzyszące i zapisywanie dla kogoś innego
Bloki: jeśli wybierzesz termin należący do bloku, krok Płatność pyta w Zapisz na, czy zapisujesz na Cały blok, czy Tylko ten termin. Domyślnie ustawiony jest Cały blok. Cena pojedynczego terminu to cena bloku podzielona przez liczbę terminów.
Osoby towarzyszące (dodatek „Rezerwacja grupowa”): przy kliencie z kontem możesz w kroku Osoba w Osoby towarzyszące zapisać dodatkowe osoby albo dodać nowe przez Dodaj osobę towarzyszącą. Jeśli klient jest już zapisany, wybrane osoby towarzyszące zostaną dodane do jego rezerwacji. Z osobami towarzyszącymi nie ma zapisu na cały blok, a gdy bierze udział więcej niż jedna osoba, także płatności kredytami.
Dla kogoś innego: przy Rezerwacja dla kogoś innego miejsce klienta przepada. Udział bierze tylko ten, kogo wybierzesz albo wpiszesz w Kto bierze udział?, na przykład dziecko. Konto płaci i dostaje e-mail. Jeśli bierze udział tylko jedna osoba, możesz też zapłacić kredytami z konta.
Kilka niezależnych osób zapisujesz po kolei, każdą w osobnym przebiegu.
Lista uczestników terminu
Stuknij w termin w kalendarzu, aby otworzyć listę uczestników. Na górze widzisz, ile miejsc jest zajętych i wolnych. Lista ma trzy karty:
- Potwierdzone: wszystkie aktywne rezerwacje, także otwarte zapytania. Przy każdej osobie widać kwotę, metodę płatności, kiedy zarezerwowano oraz, jeśli masz do tego dostęp, e-mail i informacje zdrowotne.
- Lista oczekujących: osoby oczekujące z przyciskiem Awansuj następną osobę (dodatek „Lista oczekujących”).
- Anulowane: anulowane rezerwacje z informacją, kto anulował, i dołączoną wiadomością.
Na karcie Potwierdzone przez Napisz do wszystkich wysyłasz e-mail do wszystkich uczestników.
Akcje dla pojedynczych uczestników
Przez trzy kropki przy osobie masz:
- Odbicie albo Cofnij zameldowanie (dodatek „Cyfrowa kontrola obecności”)
- Otwórz profil klienta
- Wyślij e-mail
- Notatka do sesji (dodatek „Dokumentacja”)
- Zmień termin (dodatek „Zmiana terminu”)
- Anuluj rezerwację
Jeśli brakuje dodatku, pozycja prowadzi do strony dodatku.
Eksport albo wydruk listy uczestników
Listę uczestników eksportujesz w terminie przez ikonę udostępniania na górze: w Eksportuj listę uczestników wybierasz Eksportuj PDF albo Eksportuj CSV.
- PDF to lista do odhaczania z uczestnikami, anulowanymi i listą oczekujących, dobra do wydruku.
- Plik CSV zawiera między innymi imię i nazwisko, e-mail, telefon, status, datę rezerwacji, metodę płatności i kwotę.
Najczęstsze pytania
Jak szybko zapisać kogoś na termin? Na panelu stuknij w Zapisz osobę, wybierz ofertę i termin, wybierz osobę, wybierz metodę płatności i stuknij w Zapisz.
Czy mogę zapisać kogoś bez konta klienta? Tak, z dodatkiem „Rezerwacja gościnna” przez Zapisz jako nowego gościa. Potrzebujesz imienia, nazwiska i e-maila.
Czy mogę przepełnić pełny termin? Tak. Przy zapisywaniu Manager dopytuje, a przez Zapisz mimo to zapisujesz ponad limit miejsc.
Czy mogę zapisać kogoś bezpłatnie? Tak. W kroku Płatność ustaw Cena na 0.
Gdzie widzę, kto bierze udział w terminie? W terminie na karcie Potwierdzone. Stuknij w tym celu w termin w kalendarzu.
Czy mogę wydrukować listę uczestników? Tak. W terminie przez ikonę udostępniania wybierz Eksportuj PDF.