Spotkania Zoom

Z dodatkiem Spotkania Zoom Bookicorn tworzy osobne spotkanie Zoom dla każdego zarezerwowanego terminu online. Twoi klienci dostają link w potwierdzeniu rezerwacji, w przypomnieniu i w aplikacji dla klientów. Nie wpisujesz już linku do spotkania ręcznie.

W tekstach w Managerze zamiast „trener” pojawia się określenie używane w twoim studiu.

Co potrafią Spotkania Zoom

• Każdy zarezerwowany termin dostaje własne spotkanie Zoom.
• Link pojawia się w potwierdzeniu rezerwacji, w przypomnieniu i w aplikacji dla klientów. Widzą go tylko klienci, którzy zarezerwowali termin.
• Trenerzy mogą połączyć własny Zoom. W przeciwnym razie spotkanie działa na Zoom studia.
• Poczekalnię, kod dostępu, nagrywanie i więcej ustawiasz dla studia i dopasowujesz dla każdej oferty.
• W Managerze rozpoczynasz spotkanie przy terminie przyciskiem Rozpocznij spotkanie.
• Gdy odwołasz termin, Bookicorn usuwa spotkanie w Zoom.

Obsługiwany jest Zoom. Dla Microsoft Teams, Google Meet i innych platform nadal wpisujesz w ofercie stały link.

Dodawanie Zoom

Wymagania

• Dodatek Spotkania Zoom jest aktywny w twoim studiu.
• Masz konto Zoom. Wystarczy darmowe, do terminów dłuższych niż 40 minut potrzebujesz płatnego.
• Zoom studia łączą administratorzy, własny Zoom łączą trenerzy.
• Podczas łączenia pozwalasz Bookicorn odczytać twój profil Zoom (imię i nazwisko, adres e-mail, typ konta) oraz tworzyć, odczytywać, zmieniać i usuwać spotkania. Bookicorn nie prosi o inne uprawnienia.

Aktywowanie Spotkań Zoom

Dodatek aktywujesz w Manager → Sklep z dodatkami przez Spotkania Zoom i Aktywuj. To zwykły dodatek, który zajmuje jeden slot na dodatek w twoim planie. Gdy jest aktywny, Otwórz prowadzi do strony Spotkania Zoom (app.bookicorn.net/zoom).

Łączenie Zoom studia

Jako admin znajdziesz tę stronę także w Manager → Ustawienia → Aktywne dodatki → Spotkania Zoom.

1. Otwórz Spotkania Zoom.
2. Przy Zoom studia stuknij Połącz z Zoom.
3. Zaloguj się w Zoom i zezwól na dostęp.

Potem widać Połączono i Połączono jako z adresem e-mail konta Zoom. Zoom studia prowadzi wszystkie spotkania, dla których trener nie połączył własnego Zoom. Poniżej widzisz swoich trenerów ze statusem Połączono albo Nie połączono.

Własny Zoom dla trenerów

Trenerzy łączą własny Zoom w Manager → Osobiste → Mój Zoom: stukają Połącz z Zoom i logują się w Zoom. Spotkania ich terminów działają wtedy na ich własnym Zoom. Bez własnego połączenia przejmuje je Zoom studia.

Przestawienie oferty online na Zoom

1. Otwórz ofertę i przejdź do sekcji Miejsce i Trener.
2. Włącz Oferta online i wybierz Zoom jako platformę.
3. Włącz Automatycznie twórz spotkanie dla każdego terminu.
4. Zapisz ofertę.

Link online nie musisz już wtedy wpisywać. Jeśli Zoom nie jest połączony ani dla studia, ani dla trenera oferty, oferta pokazuje komunikat z przyciskiem Połącz z Zoom.

Przełącznik Automatycznie twórz spotkanie dla każdego terminu pojawia się tylko wtedy, gdy dodatek jest aktywny i wybrana jest platforma Zoom. Więcej w Tworzenie oferty.

Korzystanie z Zoom

Kto prowadzi spotkanie

Dla każdego terminu obowiązuje ta kolejność:

1. Jeśli trener terminu połączył własny Zoom, spotkanie działa na jego Zoom. Zastępstwo przy terminie ma pierwszeństwo przed trenerem oferty.
2. W przeciwnym razie działa na Zoom studia.
3. Jeśli żadne z nich nie jest połączone, spotkanie nie powstaje. Dostajesz wtedy powiadomienie, zobacz „Gdy brakuje spotkania” poniżej.

Jedno konto Zoom zwykle prowadzi tylko jedno spotkanie naraz. Jeśli masz terminy równolegle, najlepiej, żeby trenerzy połączyli własny Zoom.

Ustawienia spotkań

W Spotkania Zoom → Ustawienia jako admin decydujesz, jak urządzone są spotkania twojego studia. Każda zmiana zapisuje się od razu i dotyczy spotkań tworzonych później. Ustawienia zablokowane na twoim koncie Zoom mają pierwszeństwo.

Dołączanie i bezpieczeństwo

• Poczekalnia: uczestnicy czekają, aż zostaną wpuszczeni.
• Dołączanie, zanim dołączy trener: Dopiero gdy trener zacznie, W dowolnym momencie, 5 minut wcześniej, 10 minut wcześniej albo 15 minut wcześniej. Z poczekalnią Zoom nikogo nie wpuszcza, zanim dołączy trener.
• Kod dostępu: kod jest zawarty w linku, twoi klienci nie muszą nic wpisywać.
• Dołączanie tylko z kontem Zoom: uczestnicy potrzebują własnego konta Zoom.

Dźwięk i obraz

• Wyciszenie przy dołączaniu
• Kamera włączona na starcie: trener i Kamera włączona na starcie: uczestnicy
• Połączenie audio: Tylko komputer albo Komputer i telefon.

Nagrywanie

• Nagrywaj automatycznie: Wyłączone, Lokalnie albo W chmurze Zoom.
• Trener może wstrzymać nagrywanie

Domyślnie włączone są kod dostępu, wyciszenie przy dołączaniu i obie kamery, połączenie audio działa przez komputer i telefon, a poczekalnia i nagrywanie są wyłączone.

Własne ustawienia dla oferty

W ofercie Ustawienia dla tej oferty prowadzi do tych samych pól. Obok widać Ustawienie studia, dopóki oferta korzysta z ustawień studia, i Własne ustawienia, gdy tylko coś zmienisz. Stuknij Gotowe i zapisz ofertę. Przez Przywróć ustawienie studia znów obowiązuje ustawienie studia.

Rozpoczynanie spotkania

Otwórz termin w Managerze. Przy terminach online z Zoom widzisz:

• Rozpocznij spotkanie: otwiera Zoom i rozpoczyna spotkanie jako gospodarz. Jeśli spotkania jeszcze nie ma, Bookicorn tworzy je w tym momencie.
• Link dla uczestników: kopiuje link, który dostają twoi klienci. Przycisk pojawia się, gdy spotkanie zostało utworzone.

Rozpocząć spotkanie mogą admini i trener terminu.

Kiedy powstaje spotkanie

Bookicorn tworzy spotkanie, gdy jest potrzebne: przy pierwszym potwierdzeniu rezerwacji, najpóźniej przy przypomnieniu, przy otwarciu zarezerwowanego terminu w Managerze albo przez Rozpocznij spotkanie. Terminy bez rezerwacji nie dostają spotkania. Dzięki temu twoje konto Zoom mieści się w dziennym limicie Zoom dla nowych i zmienionych spotkań.

Przesunięcie lub odwołanie terminu

• Przesunięcie: link pozostaje ten sam. Nową godzinę Bookicorn wpisuje w Zoom, gdy link znów jest potrzebny, na przykład przy przypomnieniu albo gdy otworzysz termin w Managerze.
• Odwołanie: gdy odwołasz termin, serię albo blok, Bookicorn usuwa spotkania w Zoom.
• Anulowanie przez klienta: spotkanie pozostaje dla pozostałych uczestników.

Darmowy Zoom

Na darmowym koncie Zoom spotkania kończą się po 40 minutach i nie ma nagrywania w chmurze Zoom. Spotkania Zoom pokazują ci to, a nagrywanie odbywa się wtedy lokalnie zamiast w chmurze. Do terminów dłuższych niż 40 minut potrzebujesz płatnego konta Zoom.

Gdy brakuje spotkania

Jeśli Bookicorn nie może utworzyć spotkania, dostajesz powiadomienie i e-mail Brak spotkania Zoom z przyczyną. W Managerze przy terminie widać wtedy Brak spotkania Zoom z przyciskiem Spróbuj ponownie. Przyczyny i co możesz zrobić:

• Ani trener, ani studio nie połączyli Zoom: połącz Zoom w Spotkania Zoom, dla studia albo jako trener.
• Połączenie z Zoom jest już nieważne: stuknij Połącz ponownie w Spotkania Zoom.
• Zoom teraz nie odpowiedział: Bookicorn próbuje ponownie przy przypomnieniu. Możesz też stuknąć Spróbuj ponownie przy terminie.

Klienci, których potwierdzenie wyszło bez linku, dostają go z przypomnieniem. W aplikacji dla klientów widzą go, gdy tylko spotkanie zostanie utworzone.

Jeśli to nie pomoże, napisz do nas na hey@bookicorn.net.

Usuwanie Zoom

Rozłączanie Zoom w Bookicorn

Otwórz Spotkania Zoom albo jako trener Osobiste → Mój Zoom i stuknij Rozłącz. Bookicorn jednocześnie cofa swój dostęp w Zoom. Przez Rozłącz kończysz połączenie. Istniejące linki pozostają ważne. Nowe spotkania działają wtedy na Zoom studia, jeśli jest połączony. Przy spotkaniach utworzonych przez rozłączone konto Bookicorn nie może już zmienić godziny ani usunąć spotkania. Takie spotkania rozpoczynasz bezpośrednio w Zoom.

Usuwanie Bookicorn w Zoom

Możesz też usunąć Bookicorn bezpośrednio w Zoom: zaloguj się w Zoom App Marketplace, otwórz Manage → Added Apps, wybierz Bookicorn i kliknij Remove. Zoom powiadamia o tym Bookicorn, a połączenie kończy się tak samo jak przy rozłączeniu.

Co dzieje się z twoimi danymi

Przy rozłączeniu i usunięciu aplikacji Bookicorn od razu usuwa wszystko, co otrzymał od Zoom: tokeny dostępu oraz adres e-mail i identyfikator użytkownika twojego konta Zoom. Utworzone już spotkania zostają na twoim koncie Zoom, a ich linki w rezerwacjach twoich klientów nadal działają. Te spotkania zmieniasz lub usuwasz bezpośrednio w Zoom. Jeśli chcesz, aby Bookicorn usunął także zapisane linki do spotkań, napisz do nas na hey@bookicorn.net. Więcej w polityce prywatności.

Częste pytania

Czy moi klienci potrzebują konta Zoom? Nie, chyba że włączysz Dołączanie tylko z kontem Zoom. Kod dostępu jest zawarty w linku.

Kto widzi link? Klienci, którzy zarezerwowali termin, a w Managerze admini i trener terminu.

Czy zmienione ustawienia dotyczą też już utworzonych spotkań? Nie. Zmiany dotyczą spotkań tworzonych później.

Czy to działa także z Microsoft Teams albo Google Meet? Nie, na razie tylko z Zoom. Dla innych platform wpisujesz w ofercie stały Link online.

Co z ofertami, które mają stały link Zoom? Nadal korzystają ze swojego linku. Dopiero gdy włączysz Automatycznie twórz spotkanie dla każdego terminu, każdy termin dostaje własne spotkanie.

Czy przy zmianie trenera terminu spotkanie przechodzi razem z nim? Nie. Utworzone już spotkanie zostaje na koncie Zoom, na którym powstało. Rozpocznij spotkanie i tak działa.

Czy link jest też w kalendarzu? Tak. Plik kalendarza w potwierdzeniu rezerwacji zawiera link. Z dodatkiem Synchronizacja kalendarza pojawia się też we wpisie w kalendarzu adminów i trenerów, gdy tylko spotkanie zostanie utworzone.

Co się stanie, gdy dezaktywuję dodatek? Nie możesz wtedy ponownie połączyć Zoom ani włączyć Automatycznie twórz spotkanie dla każdego terminu. Utworzone już spotkania i ich linki pozostają ważne.